Kuinka tehdä CV Wordin avulla

Kannattaako CV tehdä Wordilla? 

CV on työnhakijan tärkein työkalu, ja moni käyttää sen tekemiseen tuntikausia aikaa etenkin hakiessaan unelmien työpaikkaa. Itse ansioluettelon sisällön lisäksi on tärkeää kiinnittää huomiota CV:n ulkomuotoon, ja yksi hyvän CV:n elementeistä onkin selkeä rakenne ja ulkoasu, joka helpottaa sisällön lukemista. Moni on saanut ensikosketuksen CV:n tekemiseen koulussa, missä käytetään tähän tarkoitukseen usein Wordia. Eikä sen vuoksi ole yllättävää, että Word on edelleen usealle ainoa oikea tapa tehdä CV.

CV:n tekeminen Wordin avulla on monelle helppoa, sillä siitä on tullut rutiini. Toisaalta Wordin käyttäminen tähän tarkoitukseen tarjoaa useita etuja, jotka ovat tärkeitä työnhakijalle: ohjelmisto on ensinnäkin ilmainen käyttää, ja laajasti saatavilla. Työnhaussa ei nimittäin kannata suosia tiedostomuotoja, jotka ovat syystä tai toisesta harvinaisia - jollei työnantaja erityisesti pyydä lähettämään asiakirjoja tietyssä muodossa - sillä on hyvin mahdollista, että vastaanottaja ei joko pysty avaamaan koko tiedostoa, ja jos pystyykin, voi olla että sen muotoilu on muuttanut ilmettään ja asiakirja näyttää kaoottiselta. 

Toinen tärkeä syy, miksi Word-muotoinen CV on edelleen varsin hyödyllinen on se, että erilaiset rekrytointi- eli ATS-järjestelmät pitävät Word-muodossa olevista asiakirjoista. Tämä tarkoittaa sitä, että järjestelmät pystyvät poimimaan tekstin seasta tärkeimmät avainsanat ja ymmärtävät tämän vuoksi kandidaatin taustan. Mikäli järjestelmä ei osaisi tätä tehdä, voi koko CV jäädä huomioimatta sillä järjestelmä tulkitsee ettei hakijalla ole vaadittua osaamista. 

Wordilla on kuitenkin omat heikkoutensa. Ensinnäkin se voi olla kömpelö käyttää jollet ole tottunut monimutkaisiin muotoiluasetuksiin, ja esimerkiksi sisennykset voivat hyppiä miten sattuu eri kappaleiden ja rivien välillä. Toinen mainitsemisen arvoinen heikkous Wordissa on se, että kyseessä on nimenomaan tekstinkäsittelyohjelma, eli ohjelmistoa ei ole alunperinkään tarkoitettu luomaan graafisesti vaikuttavia asiakirjoja. Tämän vuoksi erilaiset visuaaliset elementit ja jopa kuvan liittäminen Word-muodossa olevaan ansioluetteloon voi olla melko kömpelöä. 

Kuinka käyttää Microsoft Wordin CV mallipohjia

Yksi kätevä keino välttää yllä mainitut haasteet CV:n muotoilussa Wordin avulla on käyttää valmista CV-mallipohjaa ansioluettelon tekemiseen. Word tarjoaa joukon valmiita mallipohjia erilaisille asiakirjoille, ja ansioluetteloa varten on myös olemassa valmiita mallipohjia, joissa on enemmän visuaalisia elementtejä kuin tavallisissa tekstiasiakirjoissa. Mallipohjat sisältyvät Wordin tarjoamiin ohjelmiston asiakirjapohjiin, joten sinun ei erikseen tarvitse ostaa tätä varten erillistä mallipohjaa käyttääksesi sitä Wordin kanssa. Mallipohjissa on useimmiten valmiit osiot CV:n keskeisiä asioita varten, joten sinun ei tarvitse itse luoda asiakirjan rakennetta ja muun muassa otsikoita. 

Valitse mallipohja

Voidaksesi käyttää mallipohjaa, avaa Word-ohjelmisto tai mikäli se on jo auki, valitse Uusi asiakirja. Saat tällöin mahdollisuuden valita millaista asiakirjapohjaa haluat käyttää. Word ehdottaa usein muutamaa erilaista suosittua mallipohjaa, mutta voit myös hakea mallipohjia kirjaston joukosta syöttämällä hakusanan CV tai ansioluettelo. Kun olet löytänyt haluamasi mallipohjan, klikkaa sitä ja ohjelmisto avaa uuden asiakirjan jonka pohjana on valitsemasi mallipohja. 

Luo asiakirjalle otsikko

Kun olet avannut uuden asiakirjan, jonka pohjana on CV-mallipohja, voit aloittaa omien tietojesi syöttämisen mallipohjan eri osioihin. Mallipohjasta riippuen asiakirjassa on todennäköisesti jonkin tyyppinen otsikko, joka voi CV:n tapauksessa olla oma nimesi ja lisäksi asiakirjan nimi, eli vaikka “CV - Matti Meikäläinen”. Joissakin mallipohjissa on tilaa myös alaotsikolle, jolloin voit halutessasi hyödyntää tätä tilaa kirjoittamalla ammattiotsikko, vaikkapa “Yritysmyynnin ammattilainen”. 

Kirjoita henkilökohtainen tiivistelmä

Henkilökohtainen tiivistelmä eli profiili on vakiinnuttanut paikkansa suomalaisessa CV:ssä, ja on usein hyödyllinen osa ansioluetteloa. Kyseessä on lyhyt, 3-5 rivin mittainen teksti, joka korostaa tärkeimpiä myyntivalttejasi, olipa kyseessä työkokemus, koulutus, osaaminen, henkilökohtaiset vahvuudet tai kuten usein, kaikkien näiden yhdistelmä. Tiivistelmän tehtävä on houkutella lukija tutustumaan ansioluetteloosi tarkemmin, joten pidä se lyhyenä ja napakkana myyntipuheena. 

Työkokemus, koulutus ja osaaminen

Ansioluettelon kenties tärkeimmät osiot eli työkokemus, koulutus ja osaaminen tulee aina ottaa ansioluetteloon mukaan omina osioinaan. Muista, että ansioluettelon pituus ei koskaan saisi ylittää kahta A4-arkkia, joten sinun ei kannata ottaa mukaan jokaista työpaikkaa yläasteen kesätöistä lähtien, vaan hakemasi työn kannalta kaikkein olennaisimmat työsuhteet. Sama pätee koulutukseen, eli mikäli sinulla on ammatillinen tai korkeakoulututkinto, on todennäköistä että hukkaat arvokasta tilaa mikäli mainitset myös lukio-opintosi ja ylioppilastutkinnon. Osaamisen suhteen voit halutessasi keskittyä niin kutsuttuihin koviin taitoihin, joihin lukeutuu vaikkapa tietynlaisten tietojärjestelmien osaaminen ja listata henkilökohtaiset vahvuudet erikseen omana osionaan, sillä näitä peräänkuulutetaan usein työpaikkailmoituksissa.

Kuinka luoda CV Wordin avulla ilman mallipohjaa

Mallipohjat ovat mainio tapa erottua hakijajoukosta ja korostaa omaa persoonallisuutta, mutta tämä edellyttää että mallipohja sopii omiin tarpeisiin. Vaikka Wordin tarjoamat mallipohjat on suunniteltu palvelemaan mahdollisimman suuren käyttäjäryhmän tarpeita, eivät nekään sovi kaikkiin tilanteisiin ja tarpeisiin. Kyse voi olla mallipohjan tyylistä, joka ei sovi hakijan persoonallisuuteen, tai sitten tarkoituksena on luoda yksinkertainen CV ilman sen erityisempiä lisäelementtejä. Tämän vuoksi joskus on paikallaan luoda CV Wordin avulla ilman mallipohjaa. Wordissa on suuri joukko erilaisia asetuksia, joiden avulla voit luoda tyylikkään CV:n ilman mallipohjaakin. Keräsimme alle joukon vinkkejä, joiden avulla voit luoda ammattimaisen CV:n Wordin avulla ilman valmista mallipohjaa. 

Kirjaisintyyppi eli fontti ja värit

On luonnollista, että halu erottua joukosta voi olla suuri työpaikkaa hakiessa, mutta erottuminen kannattaa tehdä jollakin muulla tavalla kuin valitsemalla erikoinen fontti. Ensinnäkin erikoinen kirjaisintyyppi voi olla vaikea lukea, ja toisaalta se voi näyttää kummalliselta eri kokoisilla ruuduilla ja mikäli vastaanottaja avaa asiakirjan ohjelmiston eri versiolla. Tavallisimmat kirjaisintyypit ovat Times New Roman, Arial, Calibri, Helvetica ja Cambria. Näillä pärjää jo pitkälle. Värit ovat toinen asia, joilla voi houkuttaa leikitellä, mutta pysyttele tutuissa ja turvallisissa, tummissa perusväreissä eli musta, tummansininen ja tumma vihreä. 

Korosta otsikoita otsikkotyylillä

Moneen kiinnostavaan työpaikkaan on valtava määrä hakijoita, joten rekrytoija ei useimmiten käytä paljon aikaa jokaisen CV:n silmäilyyn ennen kuin hän päättää kannattaako ansioluetteloon tutustua tarkemmin. Tämän vuoksi on tärkeää, että CV:n tärkeimmät osiot löytyvät asiakirjasta helposti, ja paras tapa huolehtia tästä on valita oikea fonttityyli eri osioiden otsikoille. Olitpa valinnut minkä kirjaisintyypin eli fontin tahansa, tarjoaa Word automaattisesti valikon eri otsikoille. Tyypillisimmät otsikkotyypit ovat H1, joka on pääotsikko, H2, joka on väliotsikko, H3 joka on alaotsikko ja niin edelleen. Kun käytät järjestelmällisesti esimerkiksi H2-kirjaisintyyppiä eri osioiden otsikoissa, autat rekrytoijaa hahmottamaan nopeasti CV:si rakenteen ja helpottamaan sen sisältöön perehtymistä. 

Käytä oikolukua

Kirjoitusvirheet ovat noloja etenkin ansioluettelossa, joten tee aina manuaalinen oikoluku mielellään pariin kertaan ennen kuin lähetät CV:n työnantajalle. Tätä ennen voit kuitenkin tehdä oikoluvun Wordissa olevan oikolukijan avulla. Muista valita oikoluvun kieleksi suomi ennen kuin aloitat automaattisen oikoluvun - monella on Word englanniksi, jolloin myös oikoluvun perusasetuksena on englanti. Oikoluku toimii siten, että se poimii tekstistä virheitä ja ehdottaa sinulle korjausta. Tässä kannattaa kuitenkin olla tarkkana, sillä ohjelmisto ei aina ymmärrä kontekstia tai mitä yrität sanoa, joten älä automaattisesti hyväksy kaikkia korjausehdotuksia vaan lue ne ensin huolella läpi. 

Pidä tyyli hillittynä ja pelkistettynä

On tärkeää muistaa, että Word on ennen kaikkea luotu tekstiasiakirjoja varten, joten mitä enemmän visuaalisia elementtejä, sitä suurempi on riski että kokonaisuutta on vaikea hallita. Kun teet CV:n Wordin avulla ilman mallipohjaa, on usein parasta pitää tyyli yksinkertaisena ja hillittynä. Sen sijaan, että yrittäisit liittää asiakirjaan valokuvan ja paljon muita visuaalisia elementtejä, pidä sen tyyli yksinkertaisena ja pysyttele mieluiten selkeässä rakenteessa jossa on otsikot ja sisältö, eli ei useita eri sisennyksiä ja alaotsikoita. Pyri kuitenkin korostamaan otsikoita esimerkiksi isomman kirjaisinkoon ja/tai lihavoinnin avulla, jotta sisältö on helpompi hahmottaa. Mikäli kaipaat ansioluetteloosi enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa ulkoasuun, voi olla parempi käyttää mallipohjaa. 

Varo Wordin rivinvaihtoja 

Yksi tyypillinen haaste Wordin käyttöön liittyen on vaikeudet rivinvaihtoihin liittyen. Word on nimittäin tunnettu siitä, että teksti hyppii välillä melko odottamattomasti, mikäli teet ylimääräisen rivinvaihdon, lisäät uuden kappaleen tai valokuvan asiakirjaan. Nämä muutokset siirtävät koko asiakirjan sisällön eri paikkaan, ja muutos voi olla vaikea kumota ilman, että menet takaisin ja poistat tekemäsi muutoksen. Ansioluetteloa tehdessä tämä voi olla harmillista, sillä usein hakuaika on rajoitettu ja asiakirjan on tärkeää olla viimeistelty. Tee siis rivinvaihtoja ja muuta sisällön paikkaa harkiten, jotta et riko koko asiakirjan muotoilua. 

Muista tallentaa asiakirjasi

Kukapa ei olisi ainakin kerran käyttänyt paljon aikaa asiakirjan tekoon, ja huomannut että se on kadonnut kuin tuhka tuuleen, sillä olet unohtanut tallentaa asiakirjan luonnoksen? Tämä on todella harmillinen tilanne, mutta varmasti tuttu monelle. Myös Wordin suhteen voi käydä niin, että asiakirja katoaa mikäli et muista tallentaa sitä. Mutta kun muistat asiakirjan tallentamisen tärkeyden, Wordissa on yksi selkeä etu: voit valita missä tiedostomuodossa tallennat asiakirjan. Joissakin tapauksissa on niin, että työnantaja ilmoittaa työpaikkailmoituksessa missä muodossa he toivovat hakijoiden lähettävän CV:nsä, tai sitten se on ilmoitettu työnantajan käyttämässä rekrytointijärjestelmässä. Tällöin on tärkeää noudattaa työnantajan toiveita, eikä lähettää asiakirjaa muussa muodossa. 

"Muista aina oikolukea ansioluettelosi itse, vaikka olisit käyttänyt Wordiin kuuluvaa oikolukuohjelmaa. Suomen kieli on edelleen ohjelmistoille vaikeaa, eivätkä kirjoitusvirheet näytä hyvältä CV:ssä."

Muistilista: CV Wordin avulla

Word on edelleen mainio tapa tehdä CV, ja useimmilla on se käytössään joko omalla tietokoneella tai töissä. Wordin käyttö on pääasiassa maksutonta, ja lisäksi moni on tottunut jo käyttämään sitä opinnoista lähtien. 

• Valitse mallipohja tai luo asiakirja ilman mallipohjaa. Word tarjoaa joukon valmiita mallipohjia, joiden käyttö nopeuttaa CV:n tekoa. Toisaalta mikäli haluat yksinkertaisen CV:n, voi olla että tarpeisiisi sopii paremmin asiakirjan tekeminen ilman mallipohjaa. 
• Pysyttele neutraaleissa kirjaisintyypeissä ja väreissä. Mikäli haluat erottua hakijajoukosta visuaalisilla elementeillä, hyödynnä CV:n tekoon visuaalisesti erottuvaa mallipohjaa. 
• Harkitse tarkkaan ennen kuin lisäät elementtejä, kuten valokuvan, Wordin avulla tehtyyn ansioluetteloon, jollei sitä varten ole mallipohjassa omaa osiotaan. Esimerkiksi rivivaihdot tai ylimääräisen rivivälin lisääminen voi rikkoa koko asiakirjan muotoilun.
• Muista aina tallentaa asiakirjasi, jotta et kadota sitä mikäli suljet ohjelmiston tai kotonasi on vaikka sähkökatko. 
• Harkitse myös CV:n tekemistä muun kuin Wordin avulla. Esimerkiksi CVwizard tarjoaa joukon tyylikkäitä CV-mallipohjia ja lisävinkkejä kaipaavalle CV-artikkelit.