Παράδειγμα βιογραφικού για γραμματειακή υποστήριξη το 2025

Πώς να δημιουργήσετε ένα βιογραφικό που θα ξεχωρίσει 

Οι θέσεις γραμματειακής υποστήριξης είναι κομβικές, είτε πρόκειται για ένα ιατρείο είτε για μια πολυεθνική επιχείρηση. Οι γραμματείς εντάσσονται στους υπαλλήλους γραφείου, μια κατηγορία επαγγελματιών με μεγάλη ζήτηση στην ελληνική αγορά εργασίας. 

Για την ακρίβεια, οι διοικητικές δραστηριότητες γραφείου και η γραμματειακή υποστήριξη συγκαταλέγονται στα 10 επαγγέλματα που είχαν τη μεγαλύτερη ζήτηση τόσο την περίοδο 2015-2023 (1), όσο και το πρώτο οκτάμηνο του 2024 (2).

Δεν είναι όμως μόνο η ζήτηση που είναι μεγάλη, είναι και η προσφορά, καθώς για κάθε θέση γραμματειακής υποστήριξης αποστέλλεται πλήθος βιογραφικών από υποψήφιους/-ες διαφορετικών επιπέδων εκπαίδευσης (από αποφοίτους Λυκείου έως κατόχους μεταπτυχιακού). 

Πώς θα ξεχωρίσει, λοιπόν, το δικό σας ανάμεσα στον ανταγωνισμό; 

1. Με τη σωστή δομή, οργανώνοντας τις πληροφορίες σε σαφείς ενότητες.
2. Με ένα περιεχόμενο που αναδεικνύει τις δεξιότητές σας.
3. Με μια προσεγμένη εικόνα, που δημιουργεί θετικούς συνειρμούς για τις ικανότητές σας.

Θα ξεκινήσουμε με τη δομή και θα προχωρήσουμε σε συμβουλές που αφενός θα απογειώσουν το περιεχόμενο και, αφετέρου, θα εξασφαλίσουν την ωραία όψη του βιογραφικού σας.

Κύριες ενότητες βιογραφικού γραμματέα

Ακολουθώντας τη λογική του χρονολογικού βιογραφικού, του πιο γνωστού και δημοφιλούς τύπου βιογραφικού σημειώματος, οι ενότητες που θα πρέπει να περιλαμβάνει το δικό σας είναι:

Προσωπικά στοιχεία

Ξεκινήστε με το ονοματεπώνυμό σας και γράψτε τον τόπο κατοικίας, το τηλέφωνο και το email σας. Για μια έξτρα πινελιά επαγγελματισμού, σημειώστε επίσης το προφίλ σας στο LinkedIn, αν είναι ενημερωμένο. Εδώ θα αναφέρετε και την άδεια οδήγησής σας, αν η ύπαρξή της συμπεριλαμβάνεται στις προϋποθέσεις πρόσληψης.

Για να δώσετε πιο προσωπικό χαρακτήρα στο βιογραφικό σας και να τους βοηθήσετε να θυμούνται καλύτερα την αίτησή σας, μπορείτε προαιρετικά να προσθέσετε φωτογραφία σας - προσοχή, αν τη ζητάει η αγγελία, η συμπερίληψή της δεν είναι προαιρετική αλλά απαραίτητη. 

Παράδειγμα:

Προφίλ

Συνεχίστε με μια μικρή παράγραφο των 50-70 λέξεων, η οποία θα συνοψίζει τα δυνατά σας χαρακτηριστικά, αυτά που σας καθιστούν κατάλληλη επιλογή για τη θέση που διεκδικείτε. Στόχος του προφίλ είναι να τραβήξει την προσοχή, κάνοντας τον δυνητικό εργοδότη να σκεφτεί ότι είστε καλή περίπτωση γι’ αυτό που χρειάζεται. Τονίστε εδώ χρήσιμες δεξιότητες και την πολύτιμη εμπειρία σας. 

Για παράδειγμα:

Επαγγελματική εμπειρία

Ο πυρήνας του βιογραφικού σας. Θα καταγράψετε την προϋπηρεσία σας, από την πιο πρόσφατη θέση στην παλαιότερη, σημειώνοντας τον επαγγελματικό τίτλο, την εταιρεία, τον τόπο και το χρονικό διάστημα. Θα κάνετε το ίδιο ακόμα και αν δεν έχετε προϋπηρεσία ως γραμματέας και η εμπειρία σας είναι σε άλλου τύπου θέσεις (εκτός αν προτιμήσετε το λειτουργικό βιογραφικό).

Το σημαντικό, όμως, είναι να μην αρκεστείτε σε αυτές τις τυπικές πληροφορίες. Προσθέστε κάτω από κάθε εγγραφή σύντομες περιγραφές της εμπειρίας σας, φροντίζοντας να εστιάσετε σε αρμοδιότητες που έχουν συνάφεια με τον ρόλο που τώρα διεκδικείτε και, κυρίως, να αναδείξετε δεξιότητες που είναι θεμελιώδεις για την ανταπόκριση στα καθήκοντα γραμματειακής υποστήριξης.

Αυτές οι δεξιότητες συνήθως σχετίζονται με την οργάνωση, την επικοινωνία, τη διαχείριση χρόνου, το multitasking και την εξυπηρέτηση πελατών. Προσπαθήστε να δείξετε πώς, χάρη σε αυτές, διαπρέψατε στα καθήκοντά σας ή βελτιώσατε τη λειτουργία της επιχείρησης.

Παράδειγμα:

Εκπαίδευση

Στην επόμενη ενότητα, θα δηλώσετε το επίπεδο της εκπαίδευσής σας, γράφοντας τον τίτλο σπουδών, το εκπαιδευτικό ίδρυμα, τον τόπο και τον χρόνο φοίτησης. Αν έχετε πτυχίο ΑΕΙ/ΤΕΙ/ΙΕΚ ή μεταπτυχιακό τίτλο, δεν είναι απαραίτητο να αναφέρετε το απολυτήριο Λυκείου. Αν, όμως, είστε απόφοιτοι δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, οπωσδήποτε θα το σημειώσετε, καθώς είναι το μίνιμουμ που απαιτείται για πολλές θέσεις γραμματειακής υποστήριξης.

Παράδειγμα:

Σχολή Οικονομικών Επιστημών, Πανεπιστήμιο Δυτικής Μακεδονίας, Κοζάνη

Ξένες γλώσσες

Η γνώση αγγλικών είναι από τα πλέον απαραίτητα προσόντα για εργασία στη γραμματεία εταιρείας, ιατρείου ή ως ιδιαιτέρα στελέχους διοίκησης. Γνώση δεύτερης ξένης γλώσσας μπορεί να είναι επιθυμητή ή να ενισχύσει το βιογραφικό σας. 

Μην παραλείψετε, λοιπόν, να συμπεριλάβετε τις ξένες γλώσσες που γνωρίζετε, δηλώνοντας επίσης το επίπεδο της γλωσσομάθειάς σας.

Για παράδειγμα:

Δεξιότητες

Για να ανταποκριθεί κάποιος στις απαιτήσεις μιας θέσης γραμματειακής υποστήριξης, χρειάζεται να διαθέτει τόσο τεχνικές/επαγγελματικές δεξιότητες όσο και προσωπικές, τα λεγόμενα soft skills. 

Ένας από τους παράγοντες που καθορίζουν την επιτυχία του βιογραφικού είναι το πόσο εύκολα και γρήγορα θα μπορέσει ο δυνητικός εργοδότης να δει τα χαρακτηριστικά που αναζητά. Γι’ αυτό συστήνεται να συμπεριλάβετε δύο λίστες, μία με τις τεχνικές και μία με τις προσωπικές δεξιότητές σας, ώστε να είναι εμφανείς ακόμα και αν κάποιος ρίξει μια γρήγορη ματιά στο βιογραφικό σας.

Τι θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν αυτές οι λίστες; 

Στις επαγγελματικές δεξιότητες που συχνά ζητούνται συγκαταλέγονται οι ακόλουθες:

Αντίστοιχα, οι προσωπικές δεξιότητες που δίνουν αξία σε ένα βιογραφικό σημείωμα για γραμματειακή υποστήριξη είναι:

Επιπλέον ενότητες

Ανάλογα με τις προδιαγραφές της αγγελίας και τον χώρο που έχει μείνει διαθέσιμος (ιδανικά το βιογραφικό σας δεν θα πρέπει να ξεπερνά τις δύο σελίδες), μπορείτε να ενισχύσετε την υποψηφιότητά σας με:

• Επιμορφωτικά προγράμματα: Αν, για παράδειγμα, έχετε ολοκληρώσει σεμινάρια ή courses για στενογραφία, τυφλό σύστημα δαχτυλογράφησης, προγράμματα ERP, ηλεκτρονική συνταγογράφηση, δημόσιες σχέσεις, οργάνωση γραφείου ή τεχνικές επικοινωνίας, θα ήταν μια πολύ χρήσιμη προσθήκη στο βιογραφικό σας.
• Εθελοντισμός: Για εργασία σε ΜΚΟ και φιλανθρωπικούς φορείς, συνήθως εκτιμάται η εθελοντική δράση, γιατί δείχνει ότι ο/η υποψήφιος/-α διέπεται από τις ίδιες αξίες με τον οργανισμό. Ο εθελοντισμός μπορεί επίσης να είναι πολύτιμη ενότητα για το βιογραφικό υποψηφίων χωρίς επαγγελματική εμπειρία.
• Χόμπι και ενδιαφέροντα: Αναφέρετε μόνο ό,τι μπορεί να τεκμηριώσει κάποια επιθυμητή δεξιότητα. Ένα ομαδικό σπορ, για παράδειγμα, θα έδειχνε ότι διαθέτετε ικανότητα συνεργασίας και εργασίας υπό πίεση, καθώς τα αθλήματα αυτά συχνά απαιτούν γρήγορη σκέψη και αποφασιστικότητα.
• Συστάσεις: Πολύ χρήσιμες -ενίοτε και απαραίτητες- για executive ή personal assistants, καθώς τα άτομα που απασχολούνται σε αυτές τις θέσεις γίνονται κοινωνοί πολύ προσωπικών ή εμπιστευτικών πληροφοριών και είναι κρίσιμης σημασίας η αξιοπιστία και η εχεμύθειά τους.

Συμβουλές δημιουργίας βιογραφικού για γραμματειακή υποστήριξη

Ακολουθούν συμβουλές που θα βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα του περιεχομένου και θα εξασφαλίσουν την αναγνωσιμότητα και την ωραία εικόνα του βιογραφικού σας.

Στόχευση και προσαρμογή

Ακόμα και αν μιλάμε πάντα για γραμματειακή υποστήριξη, οι αρμοδιότητες διαφοροποιούνται από θέση σε θέση. Για γραμματεία ιατρείου, π.χ., είναι σημαντική η ηλεκτρονική συνταγογράφηση. Στη γραμματειακή υποστήριξη εμπορικής εταιρείας, όμως, δεν θα έπαιζε κανέναν απολύτως ρόλο. Μελετήστε την αγγελία εργασίας και κάντε προσαρμογές, ώστε κάθε φορά να αναδεικνύετε εκείνα τα στοιχεία που μπορούν να σας χαρίσουν τη θέση που στοχεύετε.

Λέξεις-κλειδιά

Χρησιμοποιήστε λέξεις και φράσεις-κλειδιά από την αγγελία για να βελτιστοποιήσετε το βιογραφικό σας για συστήματα ATS. Ας πάρουμε, για παράδειγμα, τις οργανωτικές δεξιότητες. Τις έχουμε δει έτσι ακριβώς, αλλά και ως οργανωτικές ικανότητες, ικανότητες οργάνωσης, δυνατότητες οργάνωσης και οργανωτικότητα. Γράψτε τες όπως τις αναφέρει η αγγελία στην οποία απαντάτε. 

Ποσοτικά στοιχεία

Οι αριθμοί τραβούν την προσοχή και δίνουν έναν μετρήσιμο χαρακτήρα στις ικανότητες ή την εμπειρία σας. Αν μπορείτε να αποδώσετε κάποιο σκέλος της εμπειρίας -ή, ακόμα καλύτερα, κάποια επιτυχία σας- με ποσοτικό στοιχείο που δείχνει το μέγεθος ή το εύρος της ικανότητάς σας, κάντε το! Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεχωρίσετε από τον ανταγωνισμό. 

Λευκά περιθώρια και bullets

Οι εύλογες αποστάσεις μεταξύ των ενοτήτων και τα λευκά περιθώρια γύρω από το κείμενο επιτρέπουν στην πληροφορία να αναπνεύσει. Η εισαγωγή προτάσεων και λιστών με bullets ενδείκνυται, αφενός γιατί βοηθά στην καλύτερη οργάνωση της πληροφορίας και, αφετέρου, γιατί είναι φιλική προς τα συστήματα ATS.

Ομοιόμορφη μορφοποίηση

Κρατήστε ενιαία μορφοποίηση για τα ίδιας κατηγορίας στοιχεία, π.χ., κοινό μέγεθος στους τίτλους των ενοτήτων και το ίδιο χρώμα στα σχεδιαστικά στοιχεία. Βοηθούν στην τακτοποιημένη όψη του εγγράφου, γεννώντας παράλληλα θετικούς συνειρμούς για την οργανωτικότητά σας. Για να διευκολυνθείτε, μπορείτε να αξιοποιήσετε ένα σύγχρονο και καλαίσθητο πρότυπο βιογραφικού.

Προσοχή στη λεπτομέρεια

Είναι μια δεξιότητα που συχνά απαιτείται από γραμματείς, οπότε δείξτε ότι τη διαθέτετε φροντίζοντας να είστε εξαιρετικά επιμελείς. Ελέγξτε καλά το βιογραφικό σας για λάθη ορθογραφικά, γραμματικά, τυπογραφικά ή μορφοποίησης, πριν το στείλετε.

Είστε έτοιμοι να φτιάξετε ένα άρτιο βιογραφικό;

Επιτυχημένο βιογραφικό γραμματέα είναι αυτό που καταφέρνει να εκπέμψει επαγγελματισμό, ικανότητα οργάνωσης και ευχέρεια επικοινωνίας - και τα τρία κρίσιμης σημασίας για την επιτυχία σε ρόλους γραμματειακής υποστήριξης.

Με οδηγό την αγγελία εργασίας, αναδείξτε καίριες δεξιότητές σας και τονίστε την εμπειρία σας, κάνοντας στοχευμένες προσαρμογές. Να είστε επιμελείς, προσέχοντας κάθε λεπτομέρεια, από την ορθογραφία του κειμένου έως την ομοιομορφία των στοιχείων μορφοποίησης.

Πάρτε έμπνευση από τα παραδείγματά μας και ακολουθήστε τις συμβουλές μας για να φτιάξετε ένα βιογραφικό που θα σας ξεχωρίσει από τον ανταγωνισμό, φέρνοντάς σας ένα βήμα πιο κοντά στη θέση γραμματειακής υποστήριξης που επιθυμείτε. 

Παραπομπές:

(1) ΣοφοκλέουςIn: Εκπαιδευτικοί και σερβιτόροι τα επαγγέλματα με τη μεγαλύτερη ζήτηση

(2) PowerGame: Τα 10 επαγγέλματα με τη μεγαλύτερη ζήτηση στην Ελλάδα