Wat is ATS voor je cv & hoe belangrijk is dit systeem?

Wat is ATS en hoe werkt het?

Een ATS (Applicant Tracking System) is software die werkgevers gebruiken om grote stromen sollicitaties te verwerken, te ordenen en te filteren. Vrijwel elke middelgrote of grote organisatie werkt ermee. Voor kandidaten is dit systeem echter niet zichtbaar: je ontvangt na een sollicitatie alleen een automatisch ontvangstbericht, soms gevolgd door een standaard afwijzing. Het echte werk van het ATS gebeurt op de achtergrond.

Een ATS leest je cv als data. Het systeem haalt functietitels, vaardigheden, werkgevers, datums en locatie-informatie uit je document en zet die in een database. Daar vergelijkt het jouw profiel met de functie-eisen. Past de terminologie op jouw cv niet bij de vacature, is je opmaak te complex of herkent het systeem een onderdeel niet, dan daalt je cv in de zogenaamde ranking. Dat verkleint de kansen dat een recruiter of werkgever je cv überhaupt bekijkt. 

Elk ATS werkt net anders, en juist dat maakt anticiperen lastig. Oudere systemen werkten vooral met exacte trefwoorden, terwijl moderne ATS-systemen (zoals Greenhouse, Workday, Lever of Recruitee) ook semantische matching gebruiken; ze herkennen synoniemen, rolvarianten en context.

Voor jou als sollicitant is de kern dat een ATS vaak bepaalt of je cv überhaupt door een mens wordt gezien. Daarom is het essentieel dat je cv leesbaar is voor beide partijen: de machine én de recruiter of werkgever. 

Voorbeeld van hoe een ATS jouw cv ‘leest’

Stel je voor dat je cv wordt geüpload in een systeem zoals Greenhouse, Workday of Recruitee; dan lopen er achter de schermen, in slechts een paar seconden, ongeveer deze stappen:

1. Je cv wordt omgezet naar platte tekst: Het ATS verwijdert opmaak, kolommen, afbeeldingen, icoontjes en tabellen. Alleen de ruwe inhoud blijft over. Informatie in beelden of complexe layout wordt niet meegenomen.
2. Het systeem herkent en labelt onderdelen: Met een parser (zoals Sovren, Textkernel of de interne parser van het ATS) worden elementen geïdentificeerd waaronder onder meer functietitels, vaardigheden, werkgevers en sector, en datums en duur van dienstverband. Deze labels vormen vervolgens een soort ‘data-profiel’ van jou.
3. Het ATS vergelijkt jouw data met de vacature: Moderne ATS-systemen gebruiken semantic matching voor de vergelijking en zoeken niet alleen op exacte woorden, maar op betekenis. Oudere systemen doen dat niet en zien informatie hierdoor sneller als een mismatch. 
4. Het systeem berekent een matchscore: Op basis van vereisten die door de recruiter of werkgever zijn ingesteld (denk aan ervaring, skills, senioriteit, locatie, opleiding) berekent het ATS een score of ranking. Kandidaten die bijvoorbeeld de essentiële, harde eisen missen, belanden automatisch lager of worden uitgesloten.
5. Recruiters zien eerst de hoogst scorende cv’s: De matchscore bepaalt de volgorde waarin recruiters je zien in hun dashboard. Bij tientallen of honderden kandidaten betekent dat: sta je laag, dan word je cv minder snel of helemaal niet geopend.

Waarom gebruiken werkgevers ATS-systemen

Werkgevers gebruiken ATS-systemen om overzicht te houden bij grote aantallen sollicitaties en om repetitieve taken zoals het verzamelen, ordenen en filteren van cv’s te automatiseren. Zo raken kandidaten niet verloren en wordt elk cv consistent beoordeeld.

Het systeem biedt daarnaast traceerbaarheid en controle: elke stap in het selectieproces wordt geregistreerd, beslissingen zijn uniform en het verkleint de kans op fouten of bias.

Ook de samenwerking binnen het hiringteam verloopt vaak efficiënter dankzij ATS-systemen. Recruiters, managers en HR kunnen feedback, notities en voortgang binnen één platform delen, waardoor processen sneller, duidelijker en gestructureerder verlopen. Dit is vooral waardevol voor middelgrote en grote organisaties.

Waarom rekening houden met ATS-systemen bij het maken van je cv? 

Een ATS beslist vaak over iets fundamenteels: of jouw cv überhaupt door een mens wordt gezien. En die mens bepaalt of je wordt uitgenodigd op een sollicitatiegesprek. Het is dus essentieel dat je cv een goede ranking krijgt en makkelijk uit te lezen is door een ATS. 

Een inhoudelijk sterk cv kan namelijk onterecht worden afgewezen als het systeem de informatie niet goed kan lezen. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je cv zwaar is opgemaakt, wanneer functietitels of vaardigheden niet worden herkend, of wanneer essentiële termen ontbreken die wél in de vacature staan. In zo'n geval pas je misschien goed bij de functie en de vereisten in de vacaturetekst, maar registreert het ATS-systeem je als ‘niet relevant’.

En dat is niet zeldzaam; zelfs grote ATS-aanbieders zoals Workday, Greenhouse en Lever benadrukken dat cv’s alleen goed worden uitgelezen als de structuur helder is en de taal concreet is.

Lees in onze cv-artikelen waar je verder rekening mee moet houden bij het schrijven van je cv. Bekijk ook de sollicitatiebrief-artikelen voor inspiratie voor een overtuigende brief die goed aansluit bij je cv.

Signalen dat je cv eerst door een ATS gaat

Situaties waarin je vrijwel zeker met een ATS te maken hebt:

Gaat je cv niet rechtstreeks naar een persoonlijk e-mailadres? Dan is de kans dus groot dat een machine eerst bepaalt of je cv het lezen waard is. 

9 veelgemaakte fouten: ATS-errors die je een baan kunnen kosten

Kan een ATS je cv niet goed verwerken? Dan kan zelfs de meest gekwalificeerde kandidaat uitvallen bij de eerste selectieronde. Hieronder de meest voorkomende valkuilen:

1. Onleesbare opmaak: complexe lay-outs, tabellen, afbeeldingen of grafische elementen verhinderen dat het systeem functietitels, werkgevers of datums herkent.
2. Ontbrekende of inconsistente trefwoorden: als functiegerelateerde termen niet overeenkomen met de vacature, wordt het cv lager gescoord of zelfs genegeerd.
3. Overmatig gebruik van afkortingen: afkortingen zoals “PM” voor “Project Manager” worden vaak verkeerd geïnterpreteerd.
4. Belangrijke informatie in headers of voetteksten: deze secties worden door de meeste ATS niet uitgelezen.
5. Inconsistente datums of functietitels: verwarrende tijdlijnen of onduidelijke titels kunnen verkeerd worden geïnterpreteerd door het ATS.
6. Afbeeldingen of symbolen voor opsommingen: speciale tekens worden vaak niet herkend.
7. Lange, doorlopende paragrafen: ATS scant vaak regel voor regel; ongestructureerde teksten kunnen belangrijke informatie verbergen.
8. Niet afgestemd op de vacature: een generiek cv scoort slechter dan een document dat expliciet aansluit bij de functie-eisen.
9. Spelfouten of inconsistenties: zelfs bij een correcte opmaak kan een cv lager scoren door foutieve termen en spelfouten.

Optimaliseer je cv voor ATS: 9 tips

Wie de onderstaande negen punten langsloopt zorgt dat diens cv zowel door de software komt als ook door een recruiter of werkgever prettig gelezen wordt.

1. Verwerk de juiste keywords in een tekst 

Slim gebruik van keywords is cruciaal om door een ATS te komen. Het gaat niet om het letterlijk kopiëren van de vacaturetekst, maar om relevante termen strategisch in je werkervaring, vaardigheden en profielomschrijving op te nemen.

Eén of twee keywords zijn vaak genoeg en gebruik eventueel synoniemen, zoals bijvoorbeeld “sales” versus “marketing”, zodat je cv niet teveel een kopie is van de vacaturetekst maar de termen wel herkent.

Voorbeeld: bij een callcenter vacature vallen woorden als “communicatief”, “klantvriendelijk”, “bellen”, “klantenservice”, “verkopen” en “luisteren” op. Verwerk ze op natuurlijke wijze zodat het ATS ziet dat jouw profiel goed aansluit bij de vacature.

2. Kies een ATS-vriendelijk lettertype en simpele opmaak

Sans serif-lettertypen zoals Arial, Calibri of Helvetica worden door vrijwel alle systemen goed gelezen. Beperk de opmaak van je tekst verder tot bold of cursief, en gebruik eenvoudige bulletpoints om de informatie op je cv uiteen te zetten. Houd tabellen, kolommen en decoratieve elementen achterwege; die kunnen ervoor zorgen dat informatie niet wordt uitgelezen door het systeem

3. Gebruik een PDF-bestandstype

PDF is meestal de veiligste keuze: het behoudt opmaak en wordt door de meeste ATS-software correct gelezen. Controleer wel altijd of de vacature specifiek naar een Word-bestand vraagt. In dat geval stuur je natuurlijk je cv in Docx.

4. Stel structuur en leesbaarheid boven alles

Een ATS scant je cv regel voor regel. Lange doorlopende paragrafen of complexe structuren worden soms niet goed uitgelezen waardoor je prestaties niet worden opgemerkt door het systeem. Houd je cv logisch opgebouwd: een korte samenvatting, werkervaring met opsomming van prestaties en overzichtelijke secties.

5. Plaats cruciale informatie in de hoofdtekst van je cv

Zorg dat contactgegevens, functietitels, datums en prestaties in de hoofdtekst staan. Vermijd kop- en voetteksten: ATS leest deze vaak niet, waardoor belangrijke informatie verloren gaat.

6. Vermijd tekst in afbeeldingen

Logo’s, iconen of naam in een afbeelding leest een ATS niet. Alle informatie hoort in platte tekst te staan.

7. Gebruik herkenbare bulletpoints

Beperk opsommingstekens tot eenvoudige symbolen (gevuld of leeg rond, of vierkant). Creatieve symbolen of emoji’s kunnen ertoe leiden dat de informatie die volgt niet correct wordt gelezen.

8. Controleer spelling en consistentie in woordgebruik

Een verkeerd gespeld keyword telt voor een ATS niet. Dubbelcheck spelling en termen, en gebruik consistent dezelfde functietitels en woorden. Zo maximaliseer je de herkenning van je skills en prestaties door het ATS.

9. Schrijf menselijk en overtuigend

Je cv optimaliseren voor een ATS betekent niet dat je een robottekst moet schrijven. Formuleer zinnen gewoon natuurlijk en concreet. Een recruiter of werkgever die je cv uiteindelijk leest waardeert een vloeiend lopend verhaal met heldere voorbeelden en goed uitgewerkte resultaten.

Maak je cv met een professioneel ATS-template 

De eenvoudigste manier om zeker te weten dat je cv technisch klopt, is werken met een template die is ontworpen voor ATS-systemen. Zo voorkom je dat je zelf moet uitzoeken welke lettertypes, marges of structuur het systeem wél of niet herkent: in dit soort templates staat de basis als een huis. Het scheelt tijd, voorkomt opmaakfouten en dwingt je automatisch tot een duidelijke, logische indeling van je cv.

Als bron bieden wij verschillende ATS-vriendelijke templates die je als startpunt kunt gebruiken. Ze variëren van modern tot klassiek, en sluiten aan op uiteenlopende functies en ervaringsniveaus. Je hoeft alleen de inhoud aan te vullen: de structuur is al geoptimaliseerd voor zowel software als recruiters. Bekijk de cv-templates hier.

Voorbeelden

Bekijk meer cv-voorbeelden ter inspiratie voor een cv dat past bij jouw verhaal en wat jij wilt uitstralen.

Een ATS-proof cv in één minuut: de ultieme checklist

Controleer je cv aan de hand van de volgende punten om te zien of het ATS-compatibel is:

Laat je cv uit de stapel springen

Een ATS-vriendelijke cv is geen garantie dat je uitgenodigd wordt voor een gesprek, maar het vergroot wel de kansen dat je cv überhaupt de juiste ogen bereikt. Om echt op te vallen moet je document ook duidelijk, overzichtelijk en inhoudelijk overtuigend zijn: het laat zien wie je bent, wat je kunt en waarom jij de juiste kandidaat bent voor de functie.

Een goed cv moet zowel door een ATS verwerkt kunnen worden als duidelijk maken wat jij te bieden hebt voor een werkgever en recruiter. Met onze cv-tool maak je automatisch een overzichtelijk, ATS-vriendelijk cv dat je vaardigheden en ervaring helder presenteert. Zo ben je klaar om indruk te maken zodra je cv op tafel ligt bij een echte beoordelaar.

Bovendien kun je met dezelfde tool een bijpassende sollicitatiebrief genereren, zodat die naadloos aansluit bij je cv en je sollicitatie versterkt. Zo'n brief staat in een paar minuten voor je klaar, of gebruik een van de templates voor een sterke start.