Nộp CV qua Email: Bí quyết chinh phục Nhà tuyển dụng

Vì sao cần đảm bảo sự chỉn chu cho bước gửi CV qua email?

Email ứng tuyển đính kèm CV xin việc là "lời chào" gửi đến nhà tuyển dụng. Dù CV hoàn hảo, nội dung email cẩu thả có thể khiến hồ sơ bị loại ngay. Nhà tuyển dụng có khả năng nhận được hàng trăm email ứng tuyển mỗi ngày, của nhiều vị trí khác nhau. Sự chu toàn của bạn khi soạn thảo email thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng, giúp họ tiết kiệm thời gian, công sức ở bước lọc CV. Một email chuyên nghiệp thể hiện:

• Sự nghiêm túc: Bạn thực sự quan tâm đến vị trí, tôn trọng người đọc email, chính là nhà tuyển dụng.
• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng trình bày vấn đề, truyền tải thông điệp.
• Sự cẩn thận: Email không có lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, định dạng chuẩn thể hiện sự tỉ mỉ, cẩn thận.

Không nên xem nhẹ bước này, chú ý đầu tư để email của bạn tạo được ấn tượng đầu tích cực nhất có thể.

Cách gửi email CV xin việc chuyên nghiệp

Quy trình gửi email CV xin việc hiệu quả gồm các bước sau:

1. Chuẩn bị CV:

• Kiểm tra nội dụng: Sau khi soạn xong CV, đọc lại CV, sửa lỗi chính tả, cập nhật thông tin nếu cần trước khi gửi.
• Tập tin CV: Lưu với dạng PDF để giữ nguyên định dạng, phông chữ, v.v.
• Đặt tên CV: Có thể đặt tên thật đầy đủ với cú pháp: [Họ tên] CV [Vị trí] [Năm].pdf, sử dụng dấu “_” hoặc dấu cách, ví dụ: NguyenVanA_CV_Marketing_2025.pdf hoặc Nguyen Van A CV Sales 2025.pdf).

2. Khởi tạo email:

• Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp (sẽ nêu ở phần sau).
• Ấn nút để khởi tạo email để bắt đầu viết nội dung.

3. Viết nội dung: Sử dụng văn phong trang trọng, kính ngữ ở mức vừa phải. Nếu chưa tự tin, bạn có thể tham khảo đề xuất về cách viết ở phần sau của bài viết này.

4. Đính kèm tập tin CV: Sử dụng nút Đính kèm tập tin của khung soạn email, đảm bảo chọn đúng tập tin.

5. Rà soát lần cuối và gửi email: Đọc lại toàn bộ email và kiểm tra CV đính kèm lần cuối trước khi gửi và nhấn Gửi (có thể cân nhắc thời điểm gửi email).

Tiêu đề của email

Tiêu đề của email, nếu được đặt một cách chuẩn mực sẽ góp phần tăng khả năng email đó sẽ được đọc.

• Khuyến nghị: Nêu rõ vị trí ứng tuyển, có tên bạn, ngắn gọn, tuân thủ yêu cầu (nếu có, của phía nhà tuyển dụng).
• Cấu trúc gợi ý:
  - [Vị trí ứng tuyển] - [Họ và Tên], ví dụ: Chuyên viên Pháp chế - Nguyễn Thị B)
  - Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] - [Họ và Tên]
  - Nếu công việc tuyển đa ngôn ngữ: [[Ngôn ngữ]] [Vị trí] - [Họ tên]
• Tránh: Tiêu đề quá ngắn gọn, chung chung ("CV", "Xin việc"), viết hoa toàn bộ, sai chính tả, không đủ dữ kiện để nhà tuyển dụng phân loại.

Cách xưng hô với nhà tuyển dụng

Cách diễn đạt có thể đi kèm kính ngữ nếu cần, hướng đến thể hiện sự tôn trọng.

• Biết tên hoặc cách xưng hô với người nhận, có thể sử dụng tên gọi chung như Anh/Chị, Ban tuyển dụng.
• Có thể sử dụng "Kính gửi" ở đầu, thay vì "Xin chào" ở đầu hoặc "thân mến" ở cuối lời chào.
• Không sử dụng cách chào bằng tiếng Anh (Hi, Hello, v.v.).

Nội dung chính của email

Đi thẳng và tập trung vào trọng tâm, không lan man, không cần nhiều nội dung nếu bạn có đính kèm cả Cover Letter. Nếu email cũng là Cover Letter của bạn, có thể cân nhắc bố cục dưới đây:

• Mở đầu: Giới thiệu bạn là ai, ứng tuyển vị trí nào, biết thông tin từ đâu.
• Nội dung chính:
  - Nêu 1-2 điểm mạnh/kinh nghiệm cốt lõi liên quan nhất đến công việc. Nên tự mình viết một số câu giới thiệu, không Copy Paste từ mẫu CV.
  - Thể hiện sự hiểu biết ngắn gọn về công ty/vị trí nếu độ dài cho phép.
  - Khẳng định sự phù hợp vị trí tham gia ứng tuyển, với công ty và mong muốn đóng góp.
• Phần kết:
  - Lưu ý, thông báo đã đính kèm CV (và giấy tờ được yêu cầu, nếu có).
  - Bày tỏ mong muốn được tham gia vào vòng tuyển dụng tiếp theo, thường là vòng phỏng vấn.
  - Cảm ơn nhà tuyển dụng.

Cần tránh viết quá dài, lỗi chính tả/ngữ pháp, ngôn ngữ quá tự nhiên, đời thường, tránh hỏi lương, các thông tin chi tiết vốn chỉ nên hỏi khi bạn đã được xác nhận cho vị trí mình ứng tuyển. Không trình bày nội dung không liên quan đến công việc vốn không được hỏi, như lý do nghỉ việc ở công ty cũ, phân loại MBTI, v.v.

Phần kết của email

Phần kết của một email ứng tuyển thường rất đơn giản và có thể theo khuôn mẫu sẵn có. Bao gồm:

• Lời chào kết: Trân trọng, Trân trọng cảm ơn, v.v.
• Chữ ký: Sử dụng chữ ký thật của bạn, nêu lại tên, số điện thoại, có thể kèm đường dẫn đến LinkedIn, trang web của bạn.

Ví dụ về email gửi CV

Ví dụ 1: Ứng tuyển vị trí cụ thể

Email trên có thể được đánh giá là tốt vì tiêu đề rõ ràng, xưng hô lịch sự, nêu rõ vị trí & nguồn tin, tóm tắt kinh nghiệm liên quan, thông tin về việc đính kèm CV để nộp CV xin việc hoàn chỉnh, bày tỏ mong muốn được tham gia vòng phỏng vấn, kết thúc chuyên nghiệp.

Ví dụ 2: Gửi hồ sơ ứng tuyển khi công ty không đăng tuyển

Email trên hiệu quả vì dù công ty không có vị trí tuyển dụng cụ thể nhưng nội dung thể hiện được một cách đầy đủ, gãy gọn vấn đề, thể hiện sự tìm hiểu về công ty, nêu bật kinh nghiệm phù hợp.

Gửi CV qua email hiệu quả

Gửi CV qua email là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình ứng tuyển của bất kỳ công việc nào. Email không chỉ là phương tiện gửi hồ sơ mà còn là cơ hội để bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, thông qua nội dung của email. Chúng tôi khuyến nghị bạn luôn cá nhân hóa email cho từng công việc mình ứng tuyển, kiểm tra từng chi tiết nhỏ, từng câu từ và đảm bảo CV đính kèm chính xác trước khi gửi. Hy vọng bài viết cách viết email gửi CV xin việc này có những thông tin có thể giúp bạn trong quá trình ứng tuyển.